O que são KPIs de compras, exemplos + como atualizar e acompanhar

Os KPIs de compras são uma forma de trazer mais eficiência e produtividade para esse setor em uma empresa. 

Além de que podem ser essenciais para evitar gastos desnecessários com processos operacionais e, assim, economizar dentro do que for possível. 

Tudo isso também serve para traçar uma estratégia do que é relevante para a empresa e acompanhar as metas em busca de mais resultados. 

Pensando nisso, neste conteúdo vamos te explicar exatamente o que são KPIs de compras e quais são os principais exemplos. 

Boa leitura! 

O que são KPIs de compras?

A sigla KPI significa em inglês Key Performance Indicators, que é conhecido em português como indicadores-chave de performance ou então indicadores de desempenho. 

Os KPIs de compras são indicadores que mensuram os resultados dentro do departamento de compras, como o nome indica. 

Com o uso deles, é possível analisar e desenvolver os critérios que são mais importantes para o setor, com o objetivo de trazer mais eficiência. 

Isso porque os KPIs espelham o que tem mais relevância na estratégia e monitoram as metas para o setor de compras. 

Assim, essas ferramentas permitem observar se as metas são cumpridas e o que pode ser feito para melhorar resultados em todos as partes do setor de compras que envolve seleção de fornecedores, qualidade do produto, preço, entre outros. 

Qual a frequência ideal para atualizar os indicadores-chave de desempenho de compra?

Agora que você sabe o que é KPIs de compras, vamos entender qual a frequência ideal para atualizar esses indicadores. 

Afinal, é comum ter dúvida sobre isso. 

O que você precisa entender aqui é que cada KPI tem uma característica específica e isso dificulta que tenham a mesma necessidade de atualização. 

Ou seja, não existe uma regra única que diz a frequência ideal para atualizar os KPIs de compra, porque vai depender da especificidade de cada um. 

O recomendado, sim, é que a gestão comece o ano com atualização desses indicadores. 

Mas, por exemplo, o KPI de satisfação do cliente pode ser atualizado dentro de um período de quinze dias, enquanto outro pode depender de um tempo maior para análise. 

Sendo assim, é essencial entender quais os principais KPIs de cada estratégia para saber quando atualizá-los. 

Leia mais: Gestão de bares e restaurantes: soluções e como atrair clientes

Principais KPIs de compras (Exemplos)

Os indicadores-chave de performance são uma ferramenta excelente para a gestão do setor de compras melhorar o desempenho da área. 

Além disso, é necessário estar de acordo e transparente para todos que estão envolvidos no processo de compra e venda, desde equipes da própria empresa até mesmo fornecedores. 

Pensando nisso, confira os principais exemplos de KPIs de compras a seguir: 

1 – Preço por pedido

O indicador de desempenho que monitora o preço por pedido serve para fazer um controle financeiro. 

Basicamente, com esse KPI, é possível entender se a empresa gasta mais do que é preciso com cada pedido em específico. 

O cálculo é bem simples: é só pegar o que foi gasto no mês e dividir pelo total de pedidos feitos.

2 – Precisão de pedidos

Se as compras forem mal gerenciadas e com pouca precisão, a empresa pode ter gastos operacionais a mais. 

Isso porque os produtos podem acabar em estoque, sem cumprir as ordens de compra e comprometer o espaço para insumos. 

Por isso, o indicador de precisão de pedidos é importante para evitar custos desnecessários e acompanhar se a compra foi cumprida. 

3 – Quantidade de fornecedores

O mercado está cada vez mais cheio de fornecedores, o que traz muitas possibilidades para as empresas.
Contudo, isso pode ser bom ou ruim.
O lado positivo é que diminui os riscos de ficar apenas com um fornecedor e aumenta a chance de conseguir insumos de forma rápida.
Por outro lado, uma relação com fornecedor pode ter benefícios de descontos ou contratos exclusivos. Ou seja, ter muitos fornecedores pode impedir que as empresas tenham isso.
Além dos riscos de perder o controle das relações e não saber de qual é mais benéfico comprar.
Então, o KPI de quantidade de fornecedores ajuda a entender o que realmente cada empresa precisa, isto é, o que de fato é relevante para a estratégia dela.
Dessa forma, dá para ter parcerias principais com fornecedores e ter uma visão de qual não é necessário.

4 – Lead time

O lead time também é um exemplo de KPI de compras que serve para trazer mais eficiência no processo de venda.

Esse indicador avalia o tempo que leva desde a demanda da compra até a entrega do que foi solicitado. 

Todo esse procedimento envolve a procura pelo produto pedido, conversa com fornecedores, análises de preços, até o destino final que é a entrega. 

Ao utilizar o indicador lead time, é capaz de observar qual processo pode ser otimizado de maneira que as etapas do produto dentro da empresa sejam eficientes e ágeis. 

5 – Acompanhamento de custo

O valor de produtos e serviços pode flutuar dependendo de vários fatores como a demanda ou até mesmo a sazonalidade. 

Inclusive, essa é uma realidade para quem lida com fornecedores. 

Para que não aconteça de uma empresa ter que gastar mais, o KPI de acompanhamento de custo faz uma comparação dos valores atuais com os que já passaram. 

Esse constante acompanhamento traz uma maior visão das flutuações dos preços e isso ajuda a economizar. 

Com esse panorama, cada empresa consegue planejar estratégias para adquirir insumos com os melhores preços. 

6 – Prazo comum de pagamento

O prazo comum de pagamento é um indicador essencial para a área financeira de uma empresa, pois ele analisa a diferença entre o pagamento total aos fornecedores com o número de compras. 

A questão é que muitas vezes o valor de uma venda não entra de forma imediata no caixa da empresa. 

Isso na mesma medida que a empresa paga por produtos de fornecedores.

Então, essa ferramenta permite traçar um plano para que o caixa da empresa não tenha sobrecargas e o capital financeiro gire. 

O monitoramento também permite ter uma melhor noção de prazos quando for fechar contratos.

7 – Saving

Basicamente, o saving é um indicador de desempenho que faz uma pesquisa por melhores preços entre fornecedores. 

Desse jeito, a empresa consegue fazer boas economias ao comprar de um fornecedor que seja mais em conta e tenha melhor custo benefício. 

Usar esse indicador é um modo de determinar também quais serão os principais fornecedores para prioridade na hora da compra. 

8 – Desempenho dos fornecedores

Ainda nesse sentido de olhar para os fornecedores, esse indicador mede o desempenho de cada um.

Utilizar esse KPI é avaliar praticamente todas as esferas do fornecedor que tem contato para ver se ele cumpre bem os prazos e qualidade de entrega, se os preços são bons, quais as formas de pagamento, entre outros fatores. 

Com isso, pode ser feito um filtro para buscar os melhores fornecedores. 

9 – Desempenho da equipe

Assim como tem um KPI específico para monitorar o desempenho de fornecedores, isso também pode ser feito com a própria equipe de compras. 

Existem algumas formas de medir esse desempenho como ver quantas horas eles gastam com um processo de venda, quantas transações fecharam, entre outras. 

A ideia central é analisar como são os processos internos em busca de mais eficiência e produtividade. 

10 – Nível dos produtos

No momento de uma compra, o produto solicitado tem uma qualidade pré-determinada para atingir uma expectativa específica que a empresa ou o cliente tem. 

O KPI de nível dos produtos auxilia na análise dessa qualidade para ver se está de acordo e se supre as necessidades demandadas. 

O objetivo é manter um padrão de qualidade e atingir bons resultados com os produtos. 

11 – Satisfação do cliente

A relação do cliente com a empresa é uma das mais importantes e diferenciais para o sucesso dos negócios. 

Isso porque é o cliente que vai indicar se o produto supriu as necessidades dele ou não. E todo feedback dele é relevante para que os ajustes sejam feitos com objetividade. 

Dito tudo isso, os KPIs de compra de satisfação do cliente podem avaliar dentro da relação o tempo de atendimento, de espera, quanto leva para ele ter uma primeira resposta, quantos abandonam o processo de compra e outros.

Como usar a tecnologia para acompanhar os KPIs de compras?

Determinar quais serão os KPIs de compras, mas não acompanhá-los com o auxílio da tecnologia pode ser uma decisão equivocada. 

Hoje existem softwares que automatizam e facilitam a administração dos setores de uma empresa. 

E tem mais, utilizar ferramentas de planilha para criar, por exemplo, um dashboard com o recolhimento de dados pode elevar a performance do setor de compras. 

A Okton é um sistema de gestão integrado, que tem como objetivo tornar o trabalho de empreendedores mais fácil.

Por isso, a nossa plataforma disponibiliza um sistema de gestão integrada para o seu negócio com a possibilidade de fazer o controle de vendas, de estoque, gestão da parte financeira e muito mais!

Comece a organizar os seus processos com o sistema de gestão empresarial da Okton que tem ferramentas de administração de compras e suprimentos! 

Conclusão

Os KPIs de compras são indicadores para avaliar desempenho e podem servir como ótimas ferramentas para uma eficiente gestão do setor. 

Conhecer os principais exemplos de indicadores é o primeiro passo para aplicar na empresa em busca de economizar com processos operacionais e torná-los mais otimizados. 

Se você gostou desse conteúdo, leia também: “o que é Balanço Financeiro: função, importância e como fazer!” ou confira o nosso blog.