Inutilizar Número da Nota Fiscal: Quando, Como e Porque fazer

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital que revolucionou a forma como as empresas lidam com suas transações comerciais pois ela trouxe agilidade, segurança e redução de custos para o processo de emissão de notas fiscais. No entanto, existe uma prática importante que nem todos os empresários conhecem ou sabem como fazer: Inutilizar Número da Nota Fiscal. Neste artigo, vamos explorar quando e por que se deve inutilizar o número sequencial de uma NF-e, abordando os aspectos legais, operacionais e estratégicos envolvidos nesse processo.

Então, se você quiser potencializar a parte das emissões e seguir as obrigações fiscais da sua empresa, continue conosco até o final do artigo. Confira:

O que significa Inutilizar Número da Nota Fiscal?

Antes de adentrarmos nos detalhes sobre quando e por que inutilizar o número sequencial de uma NF-e, é importante entender o que essa prática significa. Em suma a inutilização do número sequencial é o ato de informar à Receita Federal que uma determinada faixa de números de NF-e não será utilizada para a emissão de documentos fiscais. Em outras palavras, é como se você reservasse um intervalo de números de NF-e que não será utilizado, pulando diretamente de um número para outro.

Contudo isso pode parecer estranho à primeira vista, mas existem situações em que essa prática se torna necessária e vantajosa para as empresas.

Quando Inutilizar o Número Sequencial de uma Nota Fiscal Eletrônica?

Primeiramente, é preciso compreender que a legislação tributária estabelece regras específicas para a numeração sequencial das notas fiscais. Assim, em conformidade com as normativas vigentes, a inutilização desse número pode ser requerida em casos diversos. Um exemplo é quando ocorre a emissão de uma nota fiscal em duplicidade por erro de sistema ou operacional. Nesse cenário, a empresa deve tomar providências para anular um dos documentos fiscais e inutilizar o número sequencial correspondente.

Porquanto, a inutilização do número sequencial também pode ser necessária diante de situações como cancelamento de pedidos, devolução de mercadorias ou quando há a identificação de fraudes ou irregularidades fiscais. Nessas circunstâncias, é imprescindível agir de acordo com as normas estabelecidas para evitar complicações futuras com órgãos fiscalizadores.

Portanto, confira os principais casos aonde a inutilização do número sequencial pode ser realizada:

Erros de Emissão

Um dos motivos mais comuns para inutilizar o número sequencial de uma NF-e é quando ocorrem erros na emissão de uma nota fiscal. Afim de que pode acontecer de uma empresa emitir uma NF-e com um número incorreto, seja porque houve duplicação de numeração, erro de digitação ou qualquer outro equívoco.

Portanto nesses casos é preciso inutilizar o número sequencial da NF-e errada para evitar problemas futuros com a Receita Federal e manter a numeração em conformidade com a sequência correta. 

Cancelamento de Operações

Ocasionalmente quando uma operação comercial é cancelada por qualquer motivo, como desistência do cliente ou problemas com a mercadoria, então será necessário inutilizar o número sequencial da NF-e originalmente emitida para essa operação. Isso ajuda a manter a integridade e a coerência das informações fiscais da empresa.

Notas Fiscais Formato Impresso

Eventualmente, se uma empresa ainda utiliza notas fiscais em formato impresso (não eletrônicas) em paralelo com as NF-e, pode ser necessário inutilizar números sequenciais das notas fiscais eletrônicas para evitar duplicação de numeração quando as notas impressas são emitidas.

Estratégia de Gestão Fiscal

Em alguns casos, as empresas podem adotar estratégias de gestão fiscal que envolvem a inutilização de números sequenciais. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando se deseja separar operações comerciais de diferentes filiais ou unidades de negócios, criando sequências exclusivas de números para cada uma delas. No entanto, nestes casos pode ser utilizada também uma série diferente para cada filial.

Por que Inutilizar o Número Sequencial da Nota Fiscal?

Agora que entendemos quando a inutilização do número sequencial da NF-e se faz necessária, vamos abordar os motivos pelos quais essa prática é importante e vantajosa:

Cumprimento da Legislação

A legislação tributária exige que as empresas emitam notas fiscais de forma sequencial e ininterrupta. Portanto, quando ocorrem quebras nessa sequência, é obrigatório informar à Receita Federal por meio da inutilização de números. Entretanto, o não cumprimento dessa obrigação pode acarretar em multas e penalidades para a empresa.

Evita Conflitos e Fiscalizações

Sobretudo, a inutilização do número sequencial evita conflitos com a Receita Federal e fiscalizações desnecessárias. Portanto, quando a numeração das NF-e está em conformidade com a legislação, as chances de a empresa ser alvo de auditorias fiscais diminuem, proporcionando tranquilidade aos gestores.

Clareza nas Operações

Manter uma numeração de NF-e organizada contribui para a clareza nas operações da empresa. Isso facilita o controle interno e a gestão das informações fiscais, tornando os processos mais eficientes e diminui a a carga de retrabalho

Facilita a Resolução de Problemas

Quando ocorrem erros na emissão de NF-e, como duplicação de números, a inutilização torna mais fácil a resolução desses problemas. É mais simples identificar qual número deve ser corrigido ou anulado, sem afetar toda a sequência de documentos fiscais.

Estratégia de Gestão

Em alguns casos, a inutilização de números sequenciais pode ser parte de uma estratégia de gestão fiscal mais ampla. Por exemplo, ao criar sequências exclusivas para diferentes unidades de negócios, a empresa pode obter uma visão mais clara das operações de cada uma delas, facilitando a análise e o planejamento estratégico.

Como Inutilizar Número da Nota Fiscal com o ERP Okton?

Neste quesito, o software da Okton se destaca como uma das melhores opções do mercado.  O sistema Okton tem como principal objetivo descomplicar a gestão empresarial e facilitar a administração no dia a dia com a otimização de processos cotidianos. 

Dê adeus à burocracia com o melhor sistema de gestão online

O software da Okton é online e visa contribuir para melhor organização das informações operacionais da empresa.  Portanto, para inutilizar o número de uma nota fiscal basta seguir este passo a passo simples, confira:

Passo 1: Acesse o seu ERP Okton

Primeiramente, acesse o ERP e acesse o módulo “Inutilizar NF-e”. Este módulo pode ser adicionado em sua área de trabalho ou acessado via barra de pesquisa lateral via pesquisa.

Passo 2: Acesse o seu ERP Oktonde 

Após aberta funcionalidade de inutilização de NF-e, basta informar as numerações a serem inutilizadas. Se for apenas uma, basta adicionar a numeração inicial e final com a mesma sequência.

Passo 3: Selecione o tipo de nota a ser inutilizada

Após verificado o número a ser inutilizado, basta selecionar se o documento é uma NF-e ou uma NFC-e. Se você ainda não sabe  que são estes documentos, confira um artigo completo sobre o tema clicando aqui.

Passo 4: Informe a justificativa 

Após todos os passos anteriores estarem efetuados, basta informar  a justificativa para a inutilização do número e então salvar a operação.

Acompanhe a Autorização

A Receita Federal irá analisar a solicitação e, se estiver em conformidade, autorizará a inutilização dos números. Você poderá acompanhar o andamento da solicitação pelo portal ou aguardar a autorização no próprio ERP.

Conclusão

A inutilização do número sequencial da NF-e é uma prática importante que visa manter a integridade das informações fiscais das empresas e garantir o cumprimento da legislação tributária. Contudo, ela deve ser realizada em situações específicas, como erros de emissão, cancelamento de operações e estratégias de gestão fiscal.

Além de cumprir com as obrigações legais, a inutilização dos números sequenciais proporciona clareza nas operações, facilita a resolução de problemas e pode fazer parte de uma estratégia de gestão mais ampla.

Portanto, é fundamental que as empresas estejam cientes da importância da inutilização do número sequencial da NF-e e que sigam os procedimentos corretos para realizar essa operação de acordo com as diretrizes da Receita Federal. Dessa forma, poderão evitar problemas fiscais e garantir uma gestão eficiente de suas operações comerciais.

Sobre isso, você pode ficar tranquilo com a Okton, porque oferecemos um sistema em nuvem que garante agilidade e segurança para a sua operação fiscal. 

O que achou deste conteúdo? Aproveite o momento e aprenda também sobre: o que é o número sequencial único de uma NF-e!