A Nota Fiscal Eletrônica em arquivo XML nada mais é do que uma digitalização padronizada do documento fiscal, e vale salientar que o XML é de fato a própria nota eletrônica, porém, quando este arquivo é recebido via e-mail ou outras fontes, junto a ele geralmente é recebido um arquivo em PDF que representa a DANFE. Esta DANFE é um documento auxiliar do XML e no qual há representações visuais das informações contidas no arquivo.
Neste documento estão contidos todas informações que foram utilizadas na emissão, algumas como: chave de acesso, modelo, série, dados do emissor e destinatário, dados do produto ou serviço e informações tributárias de cobrança, transporte e outros.
Para emitir este documento é necessário que o emitente possua o certificado digital A1, o qual realiza as operações em nuvem e se comunica digitalmente com a Receita Federal.
Utilização
Este documento é utilizado para garantir a validade fiscal e jurídica dos documentos fiscais emitidos e é uma forma padronizada da Receita Federal vigilar e fiscalizar as emissões fiscais de todo tipo de comercialização ou prestação de serviços onde ocorre a emissão de um documento fiscal.
Cuidados ao utilizar um XML
Como uma prática comum, muitas empresas utilizam conversores de XML para o formado PDF, porém, esta prática representa um risco extremamente alto que pode gerar vazamentos de informações cruciais. O ideal, é possuir um software especializado que providencie o arquivo nos dois formatos e possibilite a visualização e manuseio correto de ambos arquivos.
Utilizando a Nota Fiscal Eletrônica no Okton ERP
Para facilitar o recebimento e manuseio correto destes arquivos, a Okton possui a ferramenta ideal para auxiliar em todo o processo de utilização. Confira:
Monitor de Notas Destinadas: neste monitor, é possível visualizar todas as notas que foram emitidas para seu CNPJ e baixá-las via arquivo XML ou PDF(DANFE). Isso facilita para a empresa ter ciência de tudo que está sendo direcionado para ela e também desconhecer um documento fiscal caso esteja em desacordo comercial de uma das partes.
Importação de arquivo XML: é possível também, receber e registrar suas notas de forma facilitada importando o arquivo, ao fazer isso, a operação registrada no documento é gerada de forma automatizada de acordo com as informações que constam no documento fiscal. Facilitando a entrada de produtos e alteração de saldo e custos no sistema.
Segurança
Além dos ganhos de praticidade, há também o ganho de segurança, uma vez que estes arquivos ficam armazenados no servidor de seu ERP sempre disponível para consulta e reimpressão. Se libertando dos riscos de utilizar uma aplicação terceirizada sujeita á roubo de dados ou má utilização dos mesmos.
Conclusão
O avanço da tecnologia e o alto tráfego de informações vêm exigindo uma rápida adaptação das empresas no novo modelo de comunicação com o Fisco e fornecedores. Para isso, é necessário contar com um software especializado nestas operações para auxiliar e facilitar esta comunicação.
E aí, o que achou? Conte pra nós qual é a sua maior dificuldade no momento de receber seus produtos!
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