Como Fazer Emissão de Nota Fiscal? Confira o Passo a Passo

Você sabe como fazer emissão de nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que pode gerar dúvida, principalmente para micro e pequenas empresas, que ainda não possuem a prática bem estabelecida.

Emitir nota fiscal já foi uma atividade mais trabalhosa, mas hoje pode ser feita de forma mais fácil e rápida.

Atualmente, com a digitalização de processos, passou a existir a opção de emitir nota fiscal eletrônica, tomando assim o lugar de notas fiscais impressas.

Neste artigo, vamos te apresentar os principais tipos de notas fiscais existentes, a sua utilidade, e como emiti-las.

Acompanhe a leitura!

Afinal, para que serve a Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento muito importante para empresas, pois serve como registro de venda de produtos ou prestação de serviços.

Emitir notas fiscais é obrigatório, pois, além de outras funções importantes, o documento permite com que os impostos e tributos devidos sejam recolhidos pela Receita Federal.

Caso contrário, quando uma empresa deixa de realizar um processo de comercialização sem NF, ela pode ser punida sob alegação de sonegação.

Outras funções importantes da NF é que ela pode ser utilizada na comprovação do faturamento, e no maior controle de caixa, podendo comprovar entradas e saídas.

Vale lembrar que é incomum que clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, aceitem algum produto ou serviço sem a emissão de NF.

Muitos deles precisam se sentir seguros por ter a sua compra legal comprovada, além de terem respaldo, em documento reconhecido juridicamente, para solicitarem garantia, troca ou devolução.

Desse modo, podemos concluir que a não emissão do documento fiscal pode trazer transtornos legais e financeiros para a empresa.

Qual a diferença da Nota Fiscal para a NF-e?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu para facilitar e modernizar o processo de emissão de notas fiscais.

A principal diferença entre ela e o documento tradicional, é que ela pode ser emitida através de dispositivos eletrônicos, como computadores, enquanto a tradicional costuma ser preenchida manualmente, em talões.

A NF comum ainda precisa ser guardada em pastas, fisicamente, enquanto a NF-e pode ser armazenada em sistemas eletrônicos, e acessada por meio de qualquer dispositivo.

A NF-e passou a ser desenvolvida, no Brasil, no ano de 2006, justamente para beneficiar o comerciante, o consumidor e a fiscalização.

Uma de suas características mais marcantes é que, diferentemente da NF em papel, ela fica disponível no site da Receita Federal durante até 180 dias.

A obrigação de emitir NF-e era dada, primeiramente, para empresas específicas, sobretudo aquelas que são contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Depois de um tempo, empresas registradas no Simples Nacional (pequeno e médio porte) passaram a emitir a versão eletrônica da nota fiscal.

Pode-se afirmar que a nota fiscal em papel cada vez menos tem sido utilizada. Em alguns estados brasileiros, por exemplo, não é mais legal emitir a versão comum.

É preciso consultar as principais legislações acerca da NF, pois é bastante possível que o seu uso seja obrigatório tanto para o seu modelo de negócio, quanto para o estado onde atua.

O consenso é que a nota fiscal eletrônica seja cada vez mais buscada por todas as empresas, porque em um futuro próximo é bem possível que os talões sejam extintos totalmente.

Principais tipos de Nota Fiscal

Existem alguns tipos de nota fiscal atualmente, sendo a maioria delas eletrônicas e para segmentos específicos.

Conheça os principais tipos de nota fiscal:

Comum

A nota fiscal comum é aquela em talões, ou a nota fiscal eletrônica (NF-e). Ela é utilizada por negócios envolvidos na comercialização de produtos e serviços.

Anteriormente, eram utilizadas notas fiscais de modelos 1 e 1A, conhecidas por relacionar as vendas com a cobrança do ICMS.

A sua emissão é obrigatória para todos aqueles produtos que apresentam incidência do ICMS, o principal imposto brasileiro.

Para a NF-e ser válida, é preciso que a empresa conte com uma assinatura digital, bem como a autorização da Secretaria da Fazenda de seu estado (SEFAZ).

Nota Fiscal de Serviço

A nota fiscal de serviços (NFS-e) é mais utilizada em sua versão eletrônica, e tem como finalidade registrar serviços prestados.

O documento anterior que era utilizado é a Declaração de Serviço, que tinha como objetivo garantir a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

A NFS-e pode ser emitida por sistemas digitais, integrados com a SEFAZ de cada estado.

Quando não é possível emitir imediatamente a NFS-e, é possível que a empresa emita um Recibo Provisório de Serviços (RPS) e então realizar a conversão para NFS, sob autorização do órgão responsável.

Nota Fiscal Avulsa

A nota fiscal avulsa, também disponível de forma eletrônica, é um documento geralmente utilizado por empresas que não são obrigadas a emitir NF-e.

É por esse motivo que comumente Microempreendedores Individuais (MEI) são os agentes que mais emitem esse tipo de documento fiscal.

A NFA-e é bastante semelhante à NF comum e pode ser emitida com facilidade pelo site da Secretaria da Fazenda do seu estado (SEFAZ).

Nota Fiscal do Consumidor

A nota fiscal do consumidor se encontra no modelo eletrônico, e é utilizada como registro da venda em varejo para o consumidor.

Ainda hoje o cupom fiscal é utilizado, mas a NFC-e é capaz de substituí-lo. Além disso, a nota fiscal 2 também era bastante utilizada nesse tipo de transação, mas foi substituída pela NFC-e.

Como fazer a emissão de nota fiscal eletrônica? PASSO A PASSO

Pode parecer simples emitir nota fiscal eletrônica, mas na verdade, existem alguns processos que precisam de certo esforço.

Entenda o passo a passo de como emitir uma NF-e:

Identifique qual é o tipo de NF necessário para sua empresa

Primeiramente, é preciso entender qual é o tipo de NF para o seu tipo de negócio e transação. 

O tipo mais comum é a NF-e, que tem como objetivo registrar a comercialização de bens e mercadorias, bem como transações de importação e exportação.

Já para Microempreendedores Individuais (MEI) ou empresas que não são obrigadas a emitir o documento, a nota fiscal avulsa será a mais adequada.

Existem ainda notas para serviços e para o consumidor, que foram explicadas no tópico anterior.

Busque por um certificado digital

Para documentos oficiais eletrônicos, será preciso obter uma autorização jurídica, que, no caso da emissão de notas fiscais, é a certificação digital.

O certificado digital permite que uma empresa assine digitalmente documentos, de forma oficial e autenticada.

Existem Autoridades Certificadoras (AC), que são autorizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), responsáveis por emitir certificados digitais.

Para encontrar AC, consulte o site da ICP-Brasil.

Ao consultar os certificados digitais disponíveis, certifique-se em adquirir aquele que atende ao tipo de nota fiscal que a sua empresa emitirá.

Além disso, você também deve optar por dois tipos principais de certificados, que são:

• A1: utilizado em um dispositivo móvel, como cartão, pen drive ou token, e pode ser ativado em apenas um computador por vez;
• A3: certificado digital em nuvem, que pode ser acessado em qualquer dispositivo, simultaneamente.

Faça o seu cadastro no órgão fiscal

É preciso cadastrar a sua empresa em um órgão fiscal. Para empresas comerciantes, o órgão será o da Secretaria da Fazendo do seu estado (SEFAZ).

Nesse processo, é importante contar com um contador, que deve instruir o seu cadastro, ao conhecer a legislação da fiscalização local.

A SEFAZ tem até 15 dias para autorizar a emissão de NF-e.

Para empresas que desejam emitir nota fiscal de serviço, é preciso cadastrar-se no portal da prefeitura.

Na maioria dos casos, ao finalizar o cadastro, a prefeitura deve retornar com o pedido de um encontro presencial, onde o responsável legal pelo negócio deve apresentar alguns documentos que serão especificados.

Ao final da análise pela prefeitura, a autorização de emissão da NFS-e será dada, juntamente à um login.

Invista em um software de emissão

Com a autorização concedida, é necessário escolher algum software para fazer a emissão da nota fiscal.

Existem os próprios sistemas dos órgãos, como o SEFAZ, mas estes costumam contar com uma interface poluída e portais instáveis, que por muitas vezes podem dificultar a emissão ágil.

Assim, diversas empresas buscam por softwares pagos, que não somente emitem NF, como também permitem a integração com outras funcionalidades, facilitando assim a gestão.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Toda empresa que comercializa produtos ou serviços deve emitir nota fiscal. Veja abaixo quem deve emitir a NF:

• Microempresa (ME);
• Microempreendedor Individual (MEI);
• Empresa do Simples Nacional;
• Empresa do Lucro Real;
• Empresa do Lucro Presumido;
• Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Existem casos mais raros que empresas são isentas por lei a emitir a NF, mas, caso essa não seja a situação, qualquer empresa comerciante deve produzir o documento fiscal.

Caso contrário, a organização pode responder ao crime de sonegação fiscal, assegurado pela Lei Nº 4.729, de 14 de julho de 1965.

Quais os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica?

Os benefícios de se emitir a NF-e são diversos, como:

Diminuição de gastos

A nota fiscal eletrônica possibilita a economia na emissão de NFs em papel. Assim, você não precisará mais gastar com papel ou artefatos para impressão.

O principal investimento deverá ser na aquisição e renovação do certificado digital.

Maior produtividade

A produtividade é aumentada, ao passo que não é mais necessário despender tempo assinando manualmente e armazenando notas fiscais em papel. 

Existem softwares que facilitam o preenchimento de dados de notas, sendo assim preciso que preencha poucos campos.

Em compensação, neste tempo economizado, os colaboradores podem focar em outras atividades mais prioritárias e rentáveis.

Melhor gestão e controle

A NF-e, principalmente quando associada a softwares de gestão, pode facilitar o controle e gestão fiscal e financeira.

Dados como entradas e saídas em relação à vendas podem ser consultados, bem como tributos cobrados.

Como um sistema de emissão de nota fiscal pode beneficiar seu negócio?

Os sistemas de emissão de nota fiscal costumam ser integrados com ferramentas de gestão e controle financeiro e de estoque.

Além disso, eles costumam facilitar a emissão de NF’s, pois possuem uma interface simples, e facilitam o preenchimento de dados necessários para emissão, tornando o processo quase automático.

A Okton é o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe) e cupons fiscais mais acessível para micro e pequenas empresas.

Pelo valor de melhor custo-benefício do mercado, você encontra uma plataforma que facilita o preenchimento de notas fiscais, cupons fiscais, produção de relatórios, gerenciamento de cadastros, e controles de vendas, estoque, financeiro e de condicionais. 

Conheça o melhor sistema para fazer emissão de nota fiscal, de forma prática, rápida e simples! 

Conclusão

Para você que busca como fazer emissão de nota fiscal, este artigo pode ter sido bastante útil.

Recapitulando as etapas para emitir a NF-e:

• invista em um certificado digital;
• realize o cadastro na SEFAZ ou na prefeitura da sua cidade;
• receba a autorização do órgão responsável;
• invista em uma plataforma de emissão de NF-e.

Caso tenha gostado deste artigo, leia também: “O que é NSU em uma NF-e?”.

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