Como armazenar uma Nota Fiscal Eletrônica

Como Armazenar uma NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma ferramenta fundamental para empresas em todo o Brasil. Além disso, ela é uma obrigatoriedade legal, e desempenha um papel importante na organização e na gestão financeira. Neste artigo, abordaremos como e por que é essencial armazenar adequadamente as NF-e.

Assim, se você quer saber tudo sobre como fazer a gestão e armazenamento corretamente de suas NF-e, nos siga até o fim deste artigo!

Como Surgiram as Notas Fiscais Eletrônicas

Antes de mergulharmos na importância de um ERP no contexto da NF-e e do XML, é fundamental compreender o cenário atual em que esses documentos eletrônicos se tornaram predominantes.

A NF-e é um documento fiscal digital emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. A sua adoção, iniciada em 2006, foi um marco importante na modernização da gestão fiscal no Brasil. A NF-e substituiu gradualmente as notas fiscais em papel, trazendo benefícios significativos em termos de redução de custos, agilidade e sustentabilidade.

O formato XML (Extensible Markup Language) é a linguagem de marcação usada para estruturar e armazenar as informações contidas em uma NF-e. Essa padronização permite a interoperabilidade entre sistemas, facilitando a troca de informações entre empresas e órgãos fiscais.

A Complexidade da Gestão de NF-e e XML

À medida que as empresas lidam com um grande volume de NF-e e XML, a complexidade da gestão desses documentos aumenta consideravelmente. Além disso, a legislação tributária brasileira estabelece requisitos rigorosos para o armazenamento, a integridade e o acesso a esses documentos.

Armazenamento seguro

A legislação exige que as empresas armazenem suas NF-e por um período determinado (geralmente cinco anos). Isso requer um sistema de armazenamento seguro que proteja os documentos contra perda, roubo e danos.

Recuperação eficiente

Ter a capacidade de localizar e recuperar rapidamente NF-e específicas é essencial para atender a auditorias fiscais, solucionar disputas comerciais e manter um controle financeiro adequado.

Conformidade legal

Cumprir os prazos e requisitos legais relacionados ao armazenamento de NF-e e XML é uma tarefa que exige atenção constante. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas e penalidades.

Por que Armazenar uma NF-e?

Antes de mais nada, para mergulharmos em como armazenar uma NF-e, é importante entender por que isso é tão importante. Portanto há várias razões pelas quais você deve considerar o armazenamento adequado das NF-e, algumas delas são:

Requisitos Legais

Em suma a legislação tributária brasileira exige que as empresas armazenem suas NF-e por um período determinado. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas e penalidades.

Comprovação Fiscal

Eventualmente em caso de auditoria fiscal, as NF-e são documentos essenciais para comprovar a regularidade das operações da empresa. Ter fácil acesso a elas pode simplificar este processo de auditoria.

Garantia de Direitos

Na área comercial, as NF-e servem também como prova de transações e acordos. Portanto, ter um registro adequado pode ajudar a empresa a garantir seus direitos em caso de discordâncias.

Controle Financeiro

O armazenamento adequado das NF-e auxilia também no controle financeiro da empresa, permitindo o acompanhamento preciso das compras e vendas, facilitando a gestão de estoque e a elaboração de relatórios financeiros.

Facilidade de Recuperação

Sobretudo o armazenamento das NF-e de forma organizada facilita a recuperação de informações importantes no futuro. Isso economiza tempo e recursos na busca por documentos de vendas específicas em caso de solicitações de clientes.

Como armazenar uma NF-e de forma correta?

Sobretudo agora que você entende por que é importante armazenar NF-e, vamos discutir como fazê-lo de maneira eficaz:

Digitalização

Em suma, possuir suas NF-e em arquivos digitais é extremamente positivo para a gestão do armazenamento destes arquivos. O formato PDF é o mais utilizado e amplamente aceito e isso facilita o armazenamento e o compartilhamento. Certifique-se de que a digitalização seja legível e de alta qualidade. Outra maneira é utilizando um ERP que armazene a DANFE e que permita a visualização em PDF.

Arquivamento Eletrônico

Considere a utilização de sistemas de arquivamento eletrônico. Muitas empresas adotam sistemas de gestão empresarial (ERP) que incluem essa funcionalidade. Isso permite que você organize suas NF-e de forma estruturada e segura, além desta ferramenta auxiliar neste ponto, há também outras funcionalidades incluídas nestes softwares que auxiliam na dinâmica empresarial. 

Backup Regular

Assim sendo, faça cópias de segurança (backup) dos arquivos de NF-e. Isto é, armazene esses backups em locais seguros, preferencialmente em nuvem, para evitar perdas de dados em caso de falhas técnicas ou desastres. Neste ponto um Sistema de Gestão Integrado 100% online pode ser uma boa opção.

Controle de Acesso

Implemente controles de acesso aos documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar as NF-e armazenadas. Todavia isso é fundamental para manter a segurança da informação.

Prazo de Armazenamento

Em primeiro lugar, esteja ciente dos prazos legais de armazenamento de NF-e, que podem variar de acordo com a legislação estadual e federal. Mantenha as NF-e arquivadas pelo tempo necessário, pois a não conformidade pode resultar em penalidades.

Rápida Localização

Utilize um sistema que permita a rápida localização de NF-e específicas quando necessário. Isso economiza tempo e esforço na busca por estes documentos.

Segurança da Informação

Acima de tudo, mantenha os arquivos de NF-e protegidos contra acesso não autorizado e/ou vírus. Atualize regularmente seus sistemas de segurança para proteger os dados sensíveis. Todavia há de se ter atenção neste ponto para adotar ferramentas que facilitem esta segurança, e neste ponto também há softwares atualizados no mercado que trabalham com criptografia avançada. Um deles é o ERP Okton, que possui servidores completamente seguros e com criptografia de ponta.

Considerações

Em suma, armazenar uma NF-e de forma adequada não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática essencial para a gestão eficiente do seu negócio. A digitalização, organização, segurança e cumprimento dos prazos legais são elementos-chave para garantir que sua empresa esteja preparada para atender às demandas fiscais e administrativas. Portanto, adote boas práticas de armazenamento de NF-e e aproveite os benefícios que essa eficiente gestão de documentos pode oferecer à sua empresa.

A Importância de um ERP no Armazenamento de uma NF-e

Atualmente, no mundo empresarial moderno, a gestão eficiente de documentos fiscais desempenha um papel crucial na organização e na conformidade legal de uma empresa. E com a adoção em massa da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do formato XML, a necessidade de sistemas robustos de gestão empresarial, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), tornou-se ainda mais evidente. Portanto, exploraremos em detalhes a importância de um ERP no armazenamento de uma NF-e e XML, destacando os benefícios e as melhores práticas associadas.

O papel do ERP no Armazenamento de uma NF-e

Com toda certeza, um sistema ERP desempenha um papel central na gestão eficaz de documentos fiscais, incluindo NF-e e XML. Abaixo, destacamos a importância de um ERP nesse contexto:

Centralização de documentos

Em resumo, um ERP permite a centralização de todas as NF-e e XML em um único sistema. Portanto, isso simplifica o acesso e a gestão desses documentos, eliminando a dispersão de informações.

Armazenamento seguro

Em virtude de como os sistemas ERP tratam os dados e a natureza que estes geralmente abordam, estas ferramentas incluem recursos avançados de segurança, garantindo o armazenamento seguro e a proteção contra acesso não autorizado aos documentos. 

Integração com a Receita Federal

Atualmente muitos ERPs possuem também uma integração direta com a Receita Federal e outros órgãos fiscais, o que simplifica o envio e o recebimento de informações, ajudando a manter a conformidade legal.

Backup automatizado

Um ERP pode automatizar o processo de backup dos documentos, garantindo que as NF-e e XML estejam sempre protegidas contra perda de dados. Ou seja, você sempre terá a DANFe ao seu alcance.

Recuperação rápida

A capacidade de pesquisa e recuperação eficiente da NF-e ou um XML é de suma importância na hora de escolher um ERP, esta ferramenta auxilia a economiza tempo e recursos durante auditorias fiscais e verificações internas.

Automatização de processos

Muitos ERPs oferecem recursos de automatização de processos relacionados à NF-e, como a geração automática do arquivo XML, ou até mesmo da DANFe, agilizando as operações comerciais pois resultarem na entrega imediata do documento para o cliente.

Redução de erros

Acima de tudo a automação proporcionada por um ERP reduz a probabilidade de erros humanos na gestão de documentos fiscais.

Melhores Práticas para a utilização de um ERP para armazenar uma NF-e

Para tirar o máximo proveito de um ERP na gestão de NF-e e XML, é importante adotar algumas melhores práticas:

Implementação Adequada

Certifique-se de que o ERP seja configurado corretamente para atender às necessidades específicas da sua empresa em relação à NF-e e XML.

Treinamento da Equipe

Treine sua equipe para utilizar eficazmente o ERP, garantindo que todos compreendam os processos e as funcionalidades relacionados a NF-e.

Treinamento da Equipe

Mantenha o seu ERP atualizado para garantir que ele esteja em conformidade com as mudanças na legislação fiscal e tecnológica.

Segurança da Informação

Reforce as medidas de segurança da informação para proteger os dados confidenciais contidos nas NF-e e XML.

Conclusão

O armazenamento eficiente de NF-e e XML é essencial para empresas que buscam conformidade legal e eficiência operacional. Um ERP desempenha um papel crucial nesse processo, simplificando o armazenamento, a recuperação e a integridade dos documentos fiscais. Investir em um ERP bem implementado e alinhado com as necessidades da sua empresa é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios, além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais e legais. Portanto, considere a importância de um ERP na gestão de NF-e e XML como um passo fundamental para o sucesso e a sustentabilidade do seu negócio.

Se você gostou deste artigo, leia também: “Sistema ERP financeiro vale a pena? O que é, funções e vantagens”. 

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